เอกสารนำเข้าและส่งออก สำหรับการจัดส่งสินค้าระหว่างประเทศ จะมีความแตกต่างกันออกไป เอกสารที่ต้องจัดเตรียมจะขึ้นอยู่กับปัจจัยหลายอย่าง เช่น ช่องทางการขนส่ง รวมถึงประเภทของสินค้า เป็นต้น เอกสารนำเข้าและส่งออกที่สำคัญและควรรู้จักมีดังนี้
- PO, Purchasing Order – ใบสั่งซื้อสินค้า: เป็นเอกสารที่ผู้นำเข้า (ผู้ซื้อสินค้า) จะส่งให้ผู้ส่งออก (ผู้ขาย) เพื่อเปิดการสั่งซื้อ ซึ่งปัจจุบันเอกสารนี้สามารถใช้การเขียนอีเมลหรือเขียนใบ Inquiry ไปที่ผู้ขาย และผู้ขายจะส่ง PI มาให้ได้เลย (Proforma Invoice – ใบเรียกเก็บเงิน)
- PI, Proforma Invoice – ใบเรียกเก็บเงิน: ทำหน้าที่บอก ราคา จำนวนสินค้า เงื่อนไขการซื้อขาย และ รายละเอียดปลีกย่อยอื่น ๆ เช่น วันส่งมอบสินค้า เป็นต้น โดยผู้ส่งออกจะออกเอกสารตัวนี้ให้กับผู้นำเข้า พอผู้นำเข้าได้รับแล้วผู้นำเข้าก็มีหน้าที่จ่ายเงินตามข้อตกลง
- CI, Commercial Invoice – ใบรายการราคาสินค้า: เป็นเอกสารสำคัญที่ผู้ส่งออกต้องออกให้ผู้นำเข้า ใช้สำหรับยื่นแนบไปกับเอกสารอื่นเพื่อออกของกับกรมศุลกากร
- PL, Packing list – ใบรายการบรรจุสินค้า: เอกสารสำหรับบอกข้อมูลสินค้า คือ จำนวน น้ำหนัก และขนาดอย่างละเอียด รวมถึงแจ้งว่าสินค้าใด ถูกบรรจุหรือแพคกิ้งมาแบบใด อยู่กล่องไหน โดยเอกสารนี้ออกโดยผู้ส่งออก
- D/O, Delivery order – ใบปล่อยสินค้า: เอกสารนี้ผู้นำเข้าจำเป็นต้องใช้สำหรับนำไปปล่อยตู้สินค้าที่ท่าเรือ/ท่าอากาศยาน โดยผู้ที่ออกให้คือผู้ให้บริการขนส่งระหว่างประเทศ
- B/L, Bill of Lading – ใบตราส่งสินค้าทางเรือ: เป็นเอกสารที่เป็นหลักฐานในการขนส่งสินค้าทางเรือ ผู้ส่งออกต้องให้ข้อมูลกับทางผู้ให้บริการขนส่งเพื่อออกเอกสารตัวนี้ โดยสายเรือจะเป็นผู้ออกให้กับผู้ใช้บริการ ส่วนผู้นำเข้าต้องใช้ และจะต้องตรวจแบบร่างก่อนที่จะออกตัวจริงทุกครั้ง เพื่อป้องกันความผิดพลาดที่อาจจะเกิดขึ้นได้
- AWB, Airway bill – ใบตราส่งทางอากาศ: เป็นเอกสารที่คล้ายกับใบตราส่งสินค้าทางเรือ แต่มีข้อมูลบางส่วนที่ต่างกันเล็กน้อย
- C/O, Certificate of origin – หนังสือยืนยันถิ่นกำเนิด: เป็นเอกสารที่ยืนยันแหล่งผลิตของสินค้าว่าผลิตจากที่ไหน วัตถุดิบที่ใช้ผลิตมาจากที่ใด ซึ่งเข้ากับข้อกำหนดในการยกเว้นหรือลดภาษีหรือไม่ ซึ่งเอกสารนี้จะช่วยลดต้นทุนการนำเข้าและการส่งออกได้มาก เอกสารนี้จะต้องได้รับการรับรองจากหน่วยงานราชการ กรมการค้าระหว่างประเทศ
- Import/Export Entry – ใบขนสินค้าขาออก/ขาเข้า: เป็นเอกสารสำหรับแจ้งข้อมูลสินค้า ทั้งชนิดของสินค้า จำนวน และราคา ให้กับกรมศุลกากรทราบ เพื่อที่จะนำไปคำนวนภาษีและจัดเก็บข้อมูลการนำเข้าส่งออกของเรา เอกสารนี้จัดทำโดยบริษัทขนส่ง หรือชิปปิ้ง
- Insurance Marine/Air – ประกันภัยขนส่งสินค้า: คือเอกสารประกันภัยสินค้า เพื่อช่วยลดความเสียหายที่อาจจะเกิดความเสี่ยงจากการขนส่ง ซึ่งค่าป้องกันสูงสุดมักอยู่ที่ 90% ของมูลค่าสินค้า
